Pracownik podejmujący zatrudnienie za granicą wchodzi w posiadanie wielu dokumentów, które mogą okazać się przydatne do rozliczenia przed zagranicznym urzędem.

Zaświadczenie o zameldowaniu:

Pracownik przebywający na terenie Niemiec powyżej trzech miesięcy ma obowiązek zameldowania się w lokalnym urzędzie meldunkowym. Zaświadczenie o zameldowaniu (np. anmeldung) jest dokumentem pozwalającym na udowodnienie nieograniczonego obowiązku podatkowego, co umożliwia staranie się o zasiłek rodzinny kindergeld czy też korzystniejsze rozliczenie podatku w urzędzie. 

Rachunki, faktury i umowy:

Urząd niemiecki pozwala na odliczenie diet od podatku, co wpływa na zwiększenie kwoty zwrotu lub zmniejszenie niedopłaty podatku. Aby mieć pewność, że urząd uzna wszystkie przysługujące podatnikowi diety, należy przedstawić odpowiednie potwierdzenia, zazwyczaj w postaci rachunków i faktur za wydatki ponoszone przez pracownika. Są to głównie:

• bilety za dojazdy do pracy na terenie Niemiec lub faktury za paliwo i eksploatację pojazdu
• bilety lub faktury za podróże pomiędzy miejscem zamieszkania w Niemczech a Polską
• umowy najmu za mieszkanie wynajmowane w Niemczech oraz Polsce (lub akty własności)
• faktury za koszty ponoszone z tytułu utrzymywania dziecka: rachunki za płatny żłobek, szkołę czy wynajem opiekunki dla dziecka
• wszelkie koszty opłacane za pomocą przelewów internetowych powinny być dokładnie opisane a potwierdzenia przelewów na bieżąco gromadzone i odpowiednio przechowywane

Dokumenty od pracodawcy:

Pracując w Niemczech warto zatrzymać nie tylko roczny dokument od pracodawcy lohnsteuerbeschainigung, ale również wszystkie miesięczne odcinki od wypłaty – abrechnungi. Na dokumentach tych bardzo często znajdują się dodatkowe koszty pobierane przez pracodawcę – np. kwoty za wynajem mieszkania. Jeśli w trakcie zatrudnienia pracodawca deleguje pracownika poza siedzibę firmy, ważne jest, aby wystawił odpowiedni dokument potwierdzający delegację – np. wykaz miejsc wraz z datami przebywania poza siedzibą firmy.

Kierowcy niemający stałego miejsca zatrudnienia dodatkowo powinni poprosić pracodawcę o wystawienie dokumentu potwierdzającego ilość przejechanych kilometrów czy też spisu miejsc, w które udawał się pracownik.

Powyższe dokumenty i rachunki muszą być czytelne i w stanie pozwalającym na ich weryfikację. Warto wykonywać kopie i skany wszystkich dokumentów i potwierdzeń w których posiadanie wchodzi się w trakcie trwania całego roku podatkowego.

Korespondencja z Finanzamt:

Otrzymując korespondencję z niemieckiego urzędu, należy bezwzględnie zweryfikować czego dotyczy dany dokument. Finanzamt listownie przesyła m.in. wezwania do rozliczenia czy informacje o decyzjach lub karach finansowych za poprzednie lata podatkowe, mogące mieć wpływ na kolejne rozliczenia. Na korespondencji z FA możemy jednak znaleźć inne niezbędne informacje – numer podatkowy (steuernummer) czy numer identyfikacji podatkowej (identifikationsnummer).