Kontrola z niemieckiego Agentur für Arbeit (Urzędu Pracy) może być stresującym wydarzeniem, zwłaszcza dla firm delegujących pracowników z zagranicy. Głównym celem takich kontroli jest upewnienie się, że firma działa zgodnie z prawem pracy i przepisami dotyczącymi legalności zatrudnienia, minimalnego wynagrodzenia oraz czasu pracy. Kluczowe jest zatem dobre przygotowanie i uporządkowanie dokumentacji.

Aby przejść kontrolę sprawnie, najpierw upewnij się, że wszystkie dokumenty pracownicze są zgodne z przepisami.

Poniżej lista dokumentów niezbędnych podczas kontroli:

– umowa na użyczanie pracowników (łącznie z konkretyzacją według § 1 Abs. 1 AÜG)

– paski wynagrodzeń (Entgeltabrechnungen)

– ewidencje czasu pracy

– wnioski pracowników (np. wnioski o urlop wypoczynkowy, bezpłatny)

– dowody rejestracji/wyrejestrowania pracowników z kasy chorych

– zwolnienia lekarskie

– dowody, że firma nie była zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia danemu pracownikowi (jeśli taka sytuacja zaistniała, do takich sytuacji należy np. uwzględnienie nieobecności nieusprawiedliwionej pracownikowi)

– wypowiedzenia lub inne dowody zakończenia stosunku pracy przez pracowników

– zezwolenia na pobyt dla pracowników zagranicznych – o ile występują

– dowody dotyczące warunków pracy pracowników u pracodawcy-użytkownika, a także obliczenia porównawcze w celu ustalenia równego wynagrodzenia – karta klienta

– dowody stosowania układów zbiorowych lub stosowania zasady równego traktowania (jeśli firma nie podlega pod żaden układ zbiorowy należy przedstawić informacje na temat podstawowych warunków pracy porównywalnego pracownika w danym przedsiębiorstwie pracodawcy-użytkownika)

– A1 (jeśli składki na ubezpieczenie społeczne nie są odprowadzane w Niemczech)

– układy zbiorowe w firmie pracodawcy-użytkownika lub ustalenia przedsiębiorstwa, jeśli uzgodniono w nich maksymalny okres zatrudnienia tymczasowego pracownika (18 miesięcy)

Posiadanie tych dokumentów stanowi podstawowy obowiązek pracodawcy w Niemczech.

Jednym z najważniejszych obszarów kontroli jest przestrzeganie przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia (Tabela stawek minimalnych) oraz czasu pracy i odpoczynku. Firmy muszą być przygotowane do wykazania, że pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie, a ich godziny pracy są prawidłowo rejestrowane. Przestrzeganie tych wymogów jest szczególnie istotne w branżach, gdzie często występuje praca zmianowa lub nadgodziny.

Dobrym krokiem przed kontrolą jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu dokumentacji i zgodności z przepisami, co pozwala wyłapać ewentualne błędy wcześniej. Jeśli masz wątpliwości co do prawidłowości procedur, warto rozważyć współpracę z doradcą specjalizującym się w niemieckim prawie pracy. Dzięki takim działaniom kontrola może przebiegać płynnie, a firma zyska większą pewność, że spełnia wymogi prawne.

Nasza firma, dzięki wieloletniemu doświadczeniu i wielu pomyślnie przeprowadzonym kontrolom, może śmiało nazwać się specjalistą w tym temacie. Nasz dwujęzyczny, zespół zapewni Państwa firmie kompleksowe wsparcie – od przygotowania dokumentacji po uczestnictwo w kontroli.

Dzięki nam weryfikacja legalności zatrudnienia przebiegnie bez stresu i nieprzyjemnych niespodzianek, a Państwo będą mogli skupić się na dalszym rozwoju firmy, pozostawiając formalności w rękach fachowców.