Prowadzenie działalności na rynku niemieckim daje wiele możliwości, ale stawia też pracodawcom konkretne wyzwania. Ponieważ legalne delegowanie pracowników do Niemiec wymaga przestrzegania ustalonych zasad łatwo w tej kwestii o błędy – zwłaszcza w przypadku delegowania do Niemiec pracowników pochodzących spoza Unii Europejskiej. Aby ułatwić Państwu przygotowanie się do tego, przygotowaliśmy listę zagadnień mogących budzić największe wątpliwości w procesie delegowania do Niemiec pracowników z Państw Trzecich:

I. Brak wizy Vander Elst, niezbędnej, aby pracownik np. z Ukrainy, mógł podjąć zatrudnienie w Niemczech. Wielu pracodawców błędnie myśli, że pozwolenie na pobyt oraz pracę w Polsce jest wystarczające do legalnego oddelegowania pracowników spoza UE do Niemiec. Nic bardziej mylnego – wjazd na teren Niemiec w celu podjęcia pracy możliwy jest dopiero po otrzymaniu specjalnej wizy – więcej o tym, czym jest Vander Elst przeczytają Państwo w naszym artykule tutaj.

II. Zbyt późne umówienie się na wizytę w niemieckiej ambasadzie w celu pozyskania wizy: może się zdarzyć, że pracodawcy zdają sobie sprawę z faktu, że wiza jest konieczna, jednak zbyt późno rozpoczynają proces starania się o ten dokument, przez co rozpoczynają zatrudnienie w Niemczech bez niezbędnego pozwolenia – jest to niestety nielegalne, a w przypadku kontroli może się skończyć źle zarówno dla przedsiębiorców jak i pracownika – urząd celny ma prawo ukarać firmę karą finansową a pracownika wydalić z kraju, co w przyszłości utrudni próbę podjęcia legalnego zatrudnienia w Niemczech.

III. Brak kompletnych dokumentów niezbędnych do pozyskania wizy Vander Elst spowoduje, że wniosek zostanie odrzucony, a Państwo narażą się na utratę nie tylko czasu, ale i pieniędzy – do złożenia wniosku wymagane jest uregulowanie bezzwrotnej opłaty manipulacyjnej stanowiącej równowartość 75 euro. Niekompletnie wypełniony wniosek, brak niezbędnych dokumentów, przeterminowane zaświadczenia a nawet niespełniające wymagań zdjęcie, może spowodować automatyczne odrzucenie wniosku co uniemożliwi delegowanie pracownika do Niemiec. Warto o tym pamiętać i przed złożeniem wniosku o wizę skonsultować się ze specjalistą.

IV. Niezgłoszenie pracownika do Zollamt czy Soka-bau. Urząd celny oraz kasa urlopowa dla branży budowlanej to jedne z najważniejszych instytucji z jakimi przyjdzie współpracować przedsiębiorcy podejmującemu zlecenia na terenie Niemiec. Niezgłoszenie pracownika delegowanego do Zollamt, a w przypadku branży budowlanej również do Soka-bau sprawi, że wykonywana przez Państwa praca nie będzie legalna. Listę najważniejszych niemieckich instytucji o których nie można zapomnieć delegując pracowników do Niemiec znajdą Państwo w tym artykule.

V. Zatrudnienie w Niemczech w oparciu o jedynie polską umowę nie jest możliwe – każdy okres delegowania powinien być poparty odpowiednim aneksem do umowy. Należy pamiętać, że warunki zatrudnienia zamieszczone w umowie pracownika muszą spełniać przynajmniej podstawowe wymagania stawiane przez niemieckie ustawy (np. w kwestii zagwarantowania płacy minimalnej w Niemczech) i układy zbiorowe.

VI. Płaca minimalna– za każdą godzinę przepracowaną za naszą zachodnią granicą pracownik powinien otrzymać niemieckie wynagrodzenie, równe przynajmniej niemieckiej płacy minimalnej. Wątpliwości może budzić wysokość takiej stawki, w Niemczech zależna nie tylko od ogólnokrajowej ustawy, ale także wewnętrznych postanowień danego Landu, branży a nawet konkretnej firmy, dlatego przed delegowaniem niezwykle ważne jest zweryfikowanie z klientem warunków zatrudnienia w Niemczech czy też obowiązujących w danej branży lub przedsiębiorstwie układów zbiorowych.

VII. Nieprawidłowe rozliczanie pracowników delegowanych, czyli wypłacanie wynagrodzenia w wysokości polskiej stawki oraz diety za zagraniczną podróż służbową zamiast podstawowej pensji niemieckiej. Jeżeli mamy do czynienia z delegowaniem a nie delegacją (szerzej różnicę między tymi zagadnieniami opisaliśmy tutaj) należy zawsze stosować niemieckie stawki godzinowe, a samo rozliczenie płac pracowników delegowanych warto oddać w ręce specjalisty.

Jeżeli oferują Państwo pracownikowi delegowanemu do Niemiec dodatki do wynagrodzenia związane np. ze zwrotem kosztów za dojazdy lub zakwaterowanie za granicą, powinny one zostać odpowiednio doliczone do uposażenia pracownika.

VIII. Zaświadczenie A1 i karta EKUZ, to dokumenty, które pozwolą pracownikowi na udowodnienie, że na czas delegowania objęty jest ubezpieczeniem w Polsce. Dlaczego jest to tak ważne? Osoby zatrudnione w Niemczech powinny mieć opłacane składki na ubezpieczenia społeczno-zdrowotne, nie ma jednak obowiązku opłacania zagranicznych składek – pracownik delegowany do Niemiec może pozostać ubezpieczony w Polsce. Aby potwierdzić fakt opłacania składek i prawa do skorzystania z ubezpieczenia pracownik powinien otrzymać kartę EKUZ i zaświadczenie A1 – dokumenty niezbędne zarówno do pozytywnego rozpatrzenia wniosku o wizę jak i do legalnego przekroczenia niemieckiej granicy. Warto dopilnować, aby zatrudnione u Państwa osoby posiadały powyższe dokumenty jeszcze przez wjazdem do Niemiec.

Współpracując z nami, będą Państwo przygotowani na wymagania stawiane przez niemiecki rząd co pozwoli na uniknięcie czasochłonnych lub kosztownych błędów. Zapraszamy do kontaktu z nami przez formularz zgłoszeniowy lub pod numerem: 509 434 327.