Polscy przedsiębiorcy zastanawiający się jak rozpocząć działalność lub rozważający zakładanie firmy w Niemczech, powinni wiedzieć, o jakich instytucjach należy bezwzględnie pamiętać, aby nie narazić się na przykre konsekwencje.
Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, poniżej opisujemy kilka ważniejszych niemieckich instytucji:
1. Finanzamt: niemiecki urząd skarbowy jest jedną z pierwszych instytucji, z jaką mogą zetknąć się polscy pracodawcy – zarówno osoby decydujące się na zakładanie spółki w Niemczech jak i na delegowanie pracowników do Niemiec. Jeśli przedsiębiorca zadecyduje, że zaliczki na podatek za pracowników będzie opłacał na terenie Niemiec, niezbędne jest zgłoszenie do Finanzamt. Dzięki temu pracodawca będzie mieć nadany Numer Identyfikacji Podatkowej – Steuernummer. Aby go uzyskać, każda firma powinna określić między innymi czym i w jakim celu będzie zajmować się na terenie Niemiec, a następnie wraz z niezbędnymi dokumentami przekazać te informacje do Finanzamt.
Urząd niemiecki Finanzamt będzie kontrolować nie tylko firmę, która złożyła wniosek o rejestrację, ale i dokumentację zatrudnianych pracowników.
2. Zollamt, czyli Urząd Celny to instytucja, o której pracodawca musi pamiętać, jeśli decyduje się na delegowanie pracowników do Niemiec. Niemieckie ustawodawstwo, np. Ustawa o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmerentsendegesetz, AEntG) określa konkretne branże, które wymuszają na pracodawcy obowiązek zgłoszenia pracowników delegowanych w urzędzie celnym. Należy pamiętać, że zgłoszenie to musi nastąpić przed rozpoczęciem pracy w Niemczech. Kontrole Zollamtu są częste, a kary bardzo dotkliwe, dlatego w razie wątpliwości przy zgłaszaniu pracowników, warto skorzystać z pomocy specjalisty.
2. Niemiecki odpowiednik ZUS, czyli Deutsche Rentenversicherung jest instytucją mniej znaną, jednak również istotną. Decyzję o miejscu opłacania składek podejmuje pracodawca, dzięki czemu większość pracowników delegowanych do Niemiec podlega pod polskie ubezpieczenie zdrowotne i społeczne oraz posiada dokument A1.
3. Urząd Meldunkowy, najczęściej funkcjonujący pod nazwą np. Bürgerämt. To instytucja, do której powinien zostać zgłoszony każdy pracownik delegowany planujący pobyt w Niemczech dłużej niż trzy miesiące. W takich sytuacjach pojawia się bowiem obowiązek meldunkowy o ile pracownik może być zameldowany pod adresem zamieszania w Niemczech – obowiązuje zgoda właściciela nieruchomości.
4. SOKA- BAU oraz Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG – BAU) to niemiecka kasa urlopowa oraz ubezpieczyciel dla branży budowlanej. SOKA-BAU dba o wypłacenie wynagrodzenia urlopowego pracownikowi budowlanemu, a obowiązek zgłoszenia do kasy obejmuje również pracowników delegowanych do Niemiec. Obowiązek zgłoszenia oraz opłacania odpowiednich składek do kasy urlopowej spoczywa na pracodawcy. Ponieważ „branża budowlana” jest określeniem szerokim, zachęcamy do zapoznania się z artykułem na ten temat, a aby zweryfikować obowiązek zgłoszenia do powyższych instytucji, niezbędne są konsultacje ze specjalistą.
5. Handwerkskammer – Niemiecka Izba Rzemieślnicza to kolejna instytucja, która wymaga zgłoszeń jedynie w konkretnie określonych przypadkach. Istnieje lista zawodów, które w Niemczech wymagają obecności w Izbie Rzemieślniczej. Jeśli zatem cieśla czy dekarz po raz pierwszy podejmuje pracę w Niemczech, powinien zostać zgłoszony przez pracodawcę do tej instytucji. Nie jest to jednak obowiązkowe w przypadku, gdy podjęta praca ma charakter jedynie przejściowy, a pracownik delegowany posiada już uprawnienie do wykonywania tego zawodu w Polsce.
6. Urząd Pracy – Agentur für Arbeit jest instytucją ważną, jeśli chcą Państwo uzyskać lub przedłużyć licencję Agencji Pracy Tymczasowej. Aby uzyskać zgodę na prowadzenie takiej działalności, wniosek należy zgłosić właśnie do Urzędu Pracy.
Zakładanie firmy czy delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem formalności, o których dopełnienie należy zadbać w odpowiednich instytucjach. Jeśli potrzebują Państwo pomocy w kontakcie z zagranicznymi urzędami, zapraszamy do kontaktu przez formularz zgłoszeniowy lub pod numerem 509 434 327.