Delegowanie pracownika do Austrii wiąże się z obowiązkiem dopełnienia szeregu formalności i pozyskaniem niezbędnych dokumentów – większości z nich jeszcze przed wysłaniem pracownika za granicę.

Aby móc w razie potrzeby udowodnić, że wszystkie wymagania dotyczące delegowania pracowników zostały spełnione istnieje konieczność odpowiedniego przechowywania dokumentów.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

• Zaświadczenie A1 potwierdzające, że pracownik jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym;

• Dowód zgłoszenia pracowników oddelegowanych w ZKO (Zentrale Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung);

• Dokumenty dotyczące wynagrodzenia pracowników:

a) Umowa o pracę spełniająca wymogi austriackie;

b) Potwierdzenia wypłaty lub przelewów wynagrodzenia ;

c) Jeśli pracowników obowiązują różne grupy płacowe, np. na podstawie układu zbiorowego, należy  posiadać zaświadczenia, które pozwolą na uzasadnienie zakwalifikowania do danej grupy – np. potwierdzenia posiadanych kwalifikacji czy wykształcenia;

d) Ewidencję czasu pracy.

W jakim miejscu powinny być one dostępne?

Dokumenty dotyczące zatrudnienia powinny być przechowywane w miejscu wykonywania pracy. Najlepszym rozwiązaniem będzie wyznaczenie pracownika (często pełniącego również funkcję osoby do kontaktu z austriackimi instytucjami), który będzie posiadał akta osobowe i w razie potrzeby udostępniał odpowiednim organom kontrolującym. Należy jednak pamiętać, że wszelkie konsekwencje niewłaściwego przechowywania dokumentów zawsze spoczywać będą na pracodawcy.

Dokumentacja może być udostępniona w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Konsekwencje braku danych

Kompletne dokumenty powinny być dostępne w miejscu wykonywania pracy od pierwszego dnia delegowania aż do jego zakończenia. Jeśli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, a dojdzie do kontroli, pracodawcy grożą kary pieniężne sięgające 20 000 euro, a przypadku kolejnego naruszenia nawet 50 000 euro.

Jeśli szukają Państwo pomocy specjalisty w kwestii delegowania pracowników do Austrii, zapraszamy do kontaktu pod numerem 509 434 327 oraz poprzez formularz zgłoszeniowy.