Każdy wyjazd służbowy za granicę powinien być odpowiednio określony. U pracodawcy pojawia się wówczas pytanie – czy mamy do czynienia z delegacją, czy z oddelegowaniem? Ponieważ prawidłowe zakwalifikowanie wyjazdu jest niezbędne, aby określić między innymi wynagrodzenie czy diety należne pracownikowi, nie należy go bagatelizować. Wytyczne podróży służbowej znajdują się w artykule 77. polskiego kodeksu pracy. Aby więc mówić o delegacji, praca musi być wykonywana poza codziennym miejscem zatrudnienia. Czas jej trwania jest krótki, a wyjazdy odbywają się sporadycznie. Zlecenie wyjazdu oraz cel podróży musi zostać sprecyzowany przez pracodawcę, najlepiej w formie pisemnego zlecenia podróży, a pracownik ma obowiązek się mu podporządkować. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową należy zwrócić koszty podróży czy noclegów oraz wypłacić diety w wysokości do 49 euro w Niemczech oraz do 52 euro w Austrii. Pensja pracownika nie musi ulec zmianie a podatek oraz składki na ubezpieczenie zostają opłacone w Polsce.
Podróżą służbową jest wykonywanie innych działań niż te wpisane w umowie pracownika. Dobrym przykładem będzie wyjazd na szkolenie organizowane w Niemczech lub Austrii – nie jego prowadzenie!
Kiedy zatem będzie to nie podróż służbowa, a delegowanie pracownika do Niemiec czy Austrii?
Oddelegowaniem jest wykonywanie tych samych prac, które miały miejsce w Polsce, natomiast zlecenie jest wykonywane na terenie innego kraju. Delegowanie pracowników do Niemiec, wymusza na Zleceniodawcy zmianę warunków zatrudnienia, zagwarantowanie płacy minimalnej w Niemczech oraz spełnienia szeregu dodatkowych obowiązków.
Pierwszym najważniejszym czynnikiem jest przygotowanie aneksu do umowy, w którym uwzględnione zostaną zasady obowiązujące w kraju delegowania. Oddelegowanie wymaga zagwarantowania pracownikowi przede wszystkim stawki minimalnej obowiązującej w danym państwie. W Niemczech lub Austrii istnieją tysiące różnych układów zbiorowych, dlatego należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo, w którym wykonywana jest praca, korzysta z układu zbiorowego. Jeśli tak, delegowanie pracownika do Niemiec będzie wiązało się z obowiązkiem przestrzegania postanowień układów.
W przypadku pracownika delegowanego warto zastanowić się nad regułą 183 dni pracy w okresie 12 miesięcy: czy zlecenie, które Państwo mają, będzie wykraczać poza ten czas lub będzie krótsze. Ze względu na fakt, że przedsiębiorca może zadeklarować opłacanie zaliczek na podatek w konkretnym kraju, można już od 1 dnia zaliczki płacić w Niemczech lub Austrii, aby nie obawiać się korekt w Polsce i konieczności kontroli dni pobytu pracownika za granicą. Wyjątkiem jest leasing pracowniczy, gdzie istnieje obowiązek opłacać zaliczki na podatek dla pracowników od pierwszego dnia pracy w kraju oddelegowania. Gdy pracodawca zachowuje warunki minimalnego wynagrodzenia za granicą, pracownik delegowany nie musi otrzymywać dodatkowo diety za dni pobytu za granicą. Składki ZUS mogą być dalej opłacane w Polsce, czego dowodem będzie dokument A1.
Delegowanie pracownika do Niemiec wymaga odpowiedniego przygotowania, dopełnienia formalności w urzędach i poprawnej obsługi kadrowo – płacowej. Jeśli szukają Państwo pomocy w tym temacie, zapraszamy do kontaktu poprzez formularz zgłoszeniowy lub pod numerem 509 434 327.