W ubiegłym tygodniu przybliżyliśmy Państwu pierwsze dwa rozdziały niemieckiej ustawy o płacy minimalnej MiLoG. Kontynuując ten temat, chcielibyśmy opisać rozdział trzeci, skupiający się na instytucjach kontrolujących pracodawcę oraz ewentualnych konsekwencjach jakie mogą wynikać z nieprzestrzegania zapisów ustawy.
Uprawnienia organów celnych
Instytucja uprawniona do kontroli wypełniania obowiązków pracodawcy wynikających z zapisów ustawy to przede wszystkim niemiecki urząd celny – Zollamt. Jego odpowiedzialność opisuje szczegółowo ustawa o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia – Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, która mówi o tym, że:
a) Urząd ma możliwość wglądu do umów o pracę, protokołów, ewidencji i innych dokumentów, które bezpośrednio lub pośrednio zawierają informacje o stosowaniu płacy minimalnej.
b) Podmioty podlegające kontroli są zobowiązane do brania w niej czynnego udziału i udostępnienia wskazanej powyżej dokumentacji.
Obowiązek zgłoszenia
Jednym z obowiązków pracodawcy delegującego do Niemiec jest zgłoszenie pracownika do Zollamt – obowiązek ten wynika m.in. z zapisów ustawy MiLoG, która nakazuje zgłoszenia pracowników w branżach określonych w §2a ustawy o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia. Zapis na który warto zwrócić uwagę to informacja o tym, że zgłoszenie powinno być dokonane zawsze przed rozpoczęciem prac w Niemczech. O tym, jakie informacje należy uwzględnić w zgłoszeniu szczegółowo piszemy tutaj.
Sporządzanie i przechowywanie dokumentów
Na podstawie ustawy o płacy minimalnej, pracodawca użytkownik w Niemczech jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, w której należy zarejestrować początek, koniec oraz czas trwania codziennej pracy, nie później niż w ciągu siedmiu dni kalendarzowych następujących po dniu wykonania pracy. Ewidencję należy przechowywać przez okres co najmniej dwóch lat od dnia jej sporządzenia.
Dokumenty niezbędne do kontroli tego, czy pracodawca wypełnia zobowiązania nakładane przez MiLoG należy kompletować w języku niemieckim i przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, natomiast nie dłużej niż przez 2 lata. Na żądanie organu kontrolującego, dokumenty należy przechowywać również w miejscu zatrudnienia.
Ustawa o płacy minimalnej umożliwia Federalnemu Ministerstwu Pracy i Spraw Społecznych ograniczenie lub rozszerzenie zobowiązań pracodawcy i pracodawcy użytkownika w zależności od branży w jakiej świadczone są usługi. Dodatkowo, w porozumieniu z Federalnym Ministerstwem Finansów możliwa jest modyfikacja lub uproszczenie obowiązków rejestracji przechowywania ewidencji czasu pracy – jeśli wymagają tego szczególne cechy danej branży lub konkretnej usługi.
Współpraca z instytucjami w kraju i za granicą
Ustawa określa, że organy administracji celnej przekazują informacje o zgłoszeniach do urzędu skarbowego. Oprócz tego, pozostałe instytucje, wskazane w ustawie o zwalczaniu nielegalnego zatrudnienia mogą współpracować ze sobą zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych na podstawie porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, pod warunkiem, że wskazane instytucje wykonują zadania tożsame z tymi wskazanymi w ustawie MiLoG, lub są w stanie udzielić informacji o tym, czy pracodawca przestrzega zapisów ustawy.
W przypadku nałożenia na pracodawcę grzywny w wysokości przekraczającej 200 euro, urząd celny przekaże informację o niej do Centralnego Rejestru Przedsiębiorców.
Jeśli zasady stosowania przepisów o płacy minimalnej dla pracowników delegowanych do Niemiec nadal budzą Państwa wątpliwości zapraszamy do kontaktu przez formularz zgłoszeniowy lub pod numerem: 509 434 327. Zapraszamy również do śledzenia nowych artykułów, w których przybliżymy kolejne zapisy ustawy MiLoG.