Pierwszym krokiem do legalnego prowadzenia działalności na terytorium naszego zachodniego sąsiada jest zarejestrowanie firmy w Niemczech oraz przekazanie do niemieckiego urzędu skarbowego informacji o celach działalności oraz szczegółowym zestawieniem świadczonych usług. Aby następnie móc prawidłowo sporządzać zeznania podatkowe i prowadzić firmę w Niemczech, niezbędne jest przestrzegania przepisów i obowiązujących zasad dotyczących prowadzenia księgowości na terenie tego kraju.

O czym zatem należy pamiętać?

Przechowywanie dokumentacji – istotne jest, aby dokumenty przechowywać w odpowiedni sposób oraz wystarczająco długo: księgowane dokumenty i potwierdzenia płatności powinny być przechowywane przez co najmniej 10 lat. Pozostałe dokumenty czy korespondencje należy przechowywać przez co najmniej 6 lat.

Jeśli dokumenty są sporządzane za pomocą programu online, należy zabezpieczyć dostęp do danych i móc udostępnić je w razie kontroli również przez okres minimum 10 lat.

Opłacanie podatku VAT: w ciągu 10 dni od zakończenia miesiąca lub kwartału należy przesłać do urzędu skarbowego deklarację oraz opłacić podatek VAT. Jeśli roczna suma VAT-u wynosi mniej niż 7,5 tys. euro możliwe jest rozliczenie kwartalne, natomiast dla przedsiębiorców, dla których ta kwota jest wyższa, obowiązkowe jest rozliczenie comiesięczne. Co miesiąc powinny rozliczać się również osoby, które dopiero zaczęły prowadzić działalność. Możliwe jest również złożenie rocznej deklaracji podatkowej, pod warunkiem, że VAT nie przekroczy kwoty 1000 euro rocznie.

Prowadzenie zapisów księgowych – niektóre dane powinny być gromadzone oraz na bieżąco przekazywane do niemieckiego urzędu skarbowego. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności różny będzie zakres wymaganych informacji, np. księga dostaw i wydania towarów w przypadku handlu hurtowego, czy prowadzenie księgi kasowej, jeśli wpływy rejestrowane są poprzez kasę fiskalną.

Złożenie deklaracji podatkowej w urzędzie skarbowym – do 31 maja (lub maksymalnie 31 grudnia, jeśli urząd skarbowy nie wyśle wcześniej wezwania) każdego roku należy przygotować wyliczenie zysku oraz złożyć je w Finanzamt wraz z deklaracją podatkową.

Proszę pamiętać, że wymagania dotyczące prowadzenia księgowości w Niemczech będą różnić się od tych obowiązujących w Polsce, dlatego należy dokładnie zweryfikować wszystkie zobowiązania, które obejmować będą Państwa firmę. Aby uniknąć konsekwencji nieprawidłowego prowadzenia firmy, najlepszym rozwiązaniem będzie zlecenie wykonywania usług księgowych specjaliście.