Jedną z instytucji, z którą będą Państwo współpracować delegując pracowników do Niemiec, jest urząd celny: Zollamt. W poprzednich artykułach wyjaśniliśmy, kiedy wymagane jest zarejestrowanie pracowników do Zollamt, oraz jak prawidłowo uzupełnić formularz zgłoszeniowy. Dzisiaj odpowiemy na pytanie, które najczęściej zadają sobie pracodawcy w związku ze zgłaszaniem pracowników delegowany do Niemiec do Zollamtu.

• Co należy zrobić, jeżeli nie można zalogować się do portalu zgłoszeniowego?

Jeżeli napotkają Państwo problemy przy logowaniu należy znaleźć ich przyczynę – może to wynikać z wprowadzania niepoprawnych danych logowania lub niepotwierdzeniu założenia konta poprzez link aktywacyjny otrzymany na mail. Jeżeli zapomną Państwo hasła, można je odzyskać, jeśli jednak stracą Państwo dostęp do identyfikatora niezbędna jest ponowna rejestracja.

• Czy za pomocą jednej aplikacji możliwe jest zgłoszenie większej liczby pracowników?

Tak. System elektronicznej rejestracji pozwala na zgłoszenie jednorazowo danych maksymalnie 999 pracowników.

• Co należy zrobić, jeśli z powodu awarii portalu nie mogę dokonać zgłoszenia?

Jeżeli odpowiedzialność za awarię portalu leży po stronie administratora, nie poniosą Państwo konsekwencji w razie spóźnionego zgłoszenia. Należy jednak dopilnować, aby zgłoszenie wpłynęło do Zollamt gdy tylko aplikacja będzie ponownie dostępna.

• W jaki sposób należy uzupełnić dane zgłaszanych pracowników?

Można je wprowadzić zarówno ręcznie, jak i za pomocą pliku XML – szablon pliku można znaleźć w instrukcji, lub pobrać na stronie na której wprowadzane są dane pracownika.

• Co się stanie, jeżeli w zgłoszeniu będzie brakowało danych?

Jeżeli w pliku zgłoszeniowym będzie brakowało informacji wymaganych w formularzu, otrzymają Państwo komunikat o błędzie. Brak wymaganych danych uniemożliwi przesłanie poprawnego zgłoszenia.

• Czy istnieje możliwość zmienienia danych wprowadzonych przy zakładaniu konta?

Tak. Dane można zmienić w momencie rejestracji – każdorazowo system poprosi o ich potwierdzenie co pozwala na wprowadzenie niezbędnych zmian. Po założeniu konta danymi można zarządzać poprzez zakładkę „Moje dane rejestracyjne”.

• Czy reprezentowanie firmy przed Zollamt można zlecić osobie trzeciej?

Jak najbardziej. Zarówno zgłoszenie jak i przesyłanie raportów może wykonywać zatrudnione przez Państwa biuro pośredniczące. Należy jedynie pamiętać, że dane rejestracyjne będą należeć do firmy faktycznie zobowiązanej do zgłoszenia – czyli pracodawcy. Warto pamiętać, że w przypadku agencji pracy użyczających pracowników, obowiązek rejestracji leży po stronie przedsiębiorstwa przyjmującego.

Zgłoszenia w Zollamcie należy zawsze dokonać przed rozpoczęciem prac w Niemczech, a każda zmiana adresu wykonywania pracy czy zatrudnienie w danym miejscu nowej osoby wiąże się z koniecznością aktualizacji danych w urzędzie celnym.